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모든 사람들은 자신의 생산성을 높이기 위한 궁극의 방법을 늘 찾고 있습니다. 때문에 세상에는 자신이 바로 그 “완벽한 방법”이라 말하는 수많은 기법들이 있습니다. 하지만 사람들은 모두 다르며, 누구에게나 맞는 방법이란 존재하지 않습니다. 한 사람에게 적합한 방법이 다른 사람에게는 전혀 통하지 않을 수 있다는 것입니다.

아래는 여러분들이 시도해볼 수 있는 다섯 가지 특별한 생산성 기법입니다. 어떤 것은 매우 당연해 보이며, 어떤 것은 다소 극단적으로 보이기도 합니다. 중요한 것은, 당신에게 맞는 방법을 찾는 것입니다.

1. 시간 할당법
시간 할당은 특정한 작업을 마치기 위해 미리 특정한 시간을 배정해 놓는 방법입니다. 이를 위해서는 해야할 일에 대해 정확히 알아야 하고 어느 정도의 시간이 걸릴지를 예상할 수 있어야 합니다. 이제 그 일을 일정표의 적절한 시간에 배치하기만 하면 됩니다.

시간을 나눌 때는 능동적 시간과 수동적 시간을 구분해 놓는 것이 필요합니다. 능동적 시간은 반드시 해야할 일을 배정하는 시간입니다. 중요한 프로젝트나 문서 작업, 다음 제품에 대한 기획 등 집중이 필요한 일이 여기에 해당합니다. 수동적 시간은 이메일이나 즉성 회의처럼 다른 이의 요구에 대응하거나 수시로 발생하는 일을 위한 시간입니다.

예를 들어 업무의 첫 두 시간 동안 가장 어려운 일을 마친 다음, 오후에 이메일을 처리하는 방식이 가능합니다. 이를 통해 방해받지 않는 시간과 전화나 이메일을 처리할 시간을 모두 얻을 수 있습니다.

이 방법은 당신이 시간을 어떻게 사용하는지, 그리고 언제 그 일을 마칠 수 있는지를 분명히 알려주는 장점이 있습니다. 일반적인 할일 목록 방식은 해야할 작업을 정리할 수 있게 해주는 반면, 시간 할당법은 작업의 정리와 각 작업을 마칠 시간또한 정리할 수 있게 해줍니다.

한정된 시간 내에 정해진 작업을 마쳐야 한다는 압박감은 업무에 대한 집중력을 높여주기도 합니다.

2. 가장 중요한 작업(Most Important Task, MIT) 방법

MIT 기법은 중요한 일에 집중하게 만드는 방법입니다. 길고 긴 할일 목록을 만드는 대신, 하루 중 반드시 해야할, 그리고 계속 신경써야 할 셋 이내의 업무만을 정하는 것입니다. 이 세 가지 일 외에 다른 일을 하지 말라는 것이 아니라, 이 일을 마치기 전에는 다른 일을 하지 말라는 것입니다.

실제로 대부분의 사람들은 반드시 해야 할 두 세 가지의 일만을 가지고 있습니다. 물론, 우리의 관심을 요하는 수없이 많은 일들이 있지만, 그 일들 대부분은 치명적으로 중요한 것은 아닙니다. 핸드폰의 메시지나 이메일은 지금 당장 답을 요구하지는 않습니다. 당신에게 가장 중요한 일들을 제대로 마치는 것이 나머지 일들 보다 더 중요합니다.

일단 세 가지 이내의 업무를 결정했다면, 그 일을 가장 먼저 하기 위해 노력합니다. 이를 통해 다른 신경써야 할일들이 생기기 전에 그 중요한 일을 처리할 수 있습니다. 이 방법은 앞서의 시간 할당법을 적용해, 오전 첫 업무를 가장 중요한 일들을 하는 식으로 응용할 수 있습니다. 가장 중요한 일을 마친 다음 이메일, 전화, 회의 등을 하는 것입니다.

3. 포모도로 기법

포모도로 기법은 짧은 시간 동안 높은 집중력을 발휘해 일한 다음 잠깐의 휴식을 주는 방법입니다. 이 방법을 사용하기 위해 필요한 것은 타이머 밖에 없습니다. 이 방법으로 큰 일을 짧은 시간 간격으로 나누어 처리할 수 있습니다.

구체적인 방법은 다음과 같습니다.
1) 할 일을 고른다.
2) 25분 타이머를 설정한다.
3) 타이머가 울릴때까지 집중한다.
4) 5분 정도 휴식을 취한다.
5) 위 세션을 네 번 반복한 다음, 15분에서 30분 정도의 조금 긴 휴식을 취한다.

이 방법은 충분한 휴식을 취하면서도 엄청난 시간 동안 집중력을 유지하게 해줍니다. 상대적으로 짧은 집중 시간은 정신적으로 피로를 느끼지 않으면서도 이를 반복할 수 있게 만들어줍니다.

하지만 이 방법에도 단점이 있습니다. 포모도로 기법은 한 세션 동안 계속 집중을 유지하기를 요구하며, 때문에 동료가 갑자기 무언가를 부탁했을 때 이를 거절하거나, 아니면 부탁을 들어준 후 한 세션을 다시 시작해야 합니다.

4. 90분 집중법

사람은 아일주기(ultradian rhythm) 리듬을 가지는 것으로 알려져 있습니다. 하루 중에도 이 리듬에 따라 가장 에너지가 넘치는 시간과 그렇지 않은 시간이 정해집니다.

90분 집중법은 에너지가 넘치는 시간을 이용하는 방법입니다. 곧, 90분 동안 집중한 다음, 20분에서 30분 동안 휴식을 취합니다. 1993년 이루어진 한 연구에서 앤더스 에릭슨은 이러한 휴식이 반드시 필요함을 보였습니다.

대부분의 사람들은 자신의 자연적인 리듬을 무시하고 커피와 같은 외부 자극을 이용해 에너지가 부족한 시간을 견딥니다. 그러나 에너지가 다시 사라지는 오후 2시 반 쯤 되면 이 방법은 더 이상 통하지 않습니다.

90분 집중법은 가장 에너지가 넘칠 때 가장 생산성을 높일 수 있는 일을 하는 것입니다. 또한 신체를 이기는 대신, 몸의 요구를 따르는 것입니다.

물론 이 방법에도 단점이 있습니다. 직장 상사가 들어왔을 때, 바닥에 누워 휴식을 취하는 당신을 보면, 당신아 아무리 당신의 아일주기 리듬을 설명한다 하더라도 한계가 있을 겁니다. 또, 어떤 업무는 당신의 상태와 무관하게 빠르게 마쳐야 합니다.

하지만 당신이 당장 시급한 일이 없다면, 이 자연의 리듬을 따르는 것을 한 번 생각해보세요. 당신이 정확히 90분의 주기를 따르지는 않을지 몰라도, 몇 주 동안 하루 중 에너지가 넘치는 시간을 관찰하다보면 당신에게 맞는 패턴을 찾게될 것입니다.

5. 다상수면 기법(Polyphasic Sleep)

이 방법은 다소 기이한 방법으로 소수의 사람들에게만 맞을지 모릅니다. 하지만 당신이 그 소수에 속한다면, 당신은 생산성을 크게 높일 수 있습니다.

대부분의 사람들은 단상수면(monophasic sleep), 곧 하루에 한 번 잠을 잡니다. 어떤 이들은 이상수면(biphasic sleep)을 취하며, 새벽에 4시간 늦은 저녁에 4시간의 잠을 잡니다. 다상수면을 취하는 이들은 하루 중 짧은 시간 동안 여러 번 잠을 자는 이들로, 전체 수면 시간은 더 작으면서도 생산성은 매우 높습니다. 한 번 잠을 자는 시간은 사람에 따라 다르며, 어떤 이들은 겨우 20분 길이의 낮잠을 자는가 하면, 어떤 이들은 적당히 긴 시간의 한 번의 수면과 이를 보충하는 여러 번의 낮잠을 자기도 합니다.

물론 이 방법은 명백한 단점을 가지고 있습니다. 스티브 파블리나는 가족들과 함께 살면서 이런 패턴의 수면을 취하는 것이 얼마나 어려운지 쓰기도 했습니다. 또, 이 방법을 취하는 이들이 수면 시간을 놓칠 경우, 생산성이 크게 떨어지는 문제도 있습니다.

하지만, 이 방법을 잘 사용하는 이들은 남들보다 훨씬 더 많은 시간 동안 일을 할 수 있습니다. 만약 하루 네 시간만 잠을 잔 다면, 1주일에 남들보다 28시간이 더 생기는 것입니다.

이상적인 조합을 찾을 것

위의 방법들의 어떤 조합이 자신만의 생산성 기법이 될 수 있습니다. MIT 기법은 시간할당법과 잘 맞으며, 포모도로 3세션은 90분 집중법과 비슷합니다. 다상수면 기법은… 자신에게 맞는 방법을 찾아야 합니다.

하지만 가장 중요한 것은 어쨌든 하루를 계획해야 한다는 것입니다. 에센셜리즘(Essentialism)을 쓴 그렉 맥커운은 이렇게 말합니다. “스스로 자신의 삶에서 우선순위를 결정하지 않으면, 다른 사람이 정해주게 된다.”

하루를 계획함으로써, 삶의 우선순위를 결정하는 사람이 될 수 있습니다.

(패스트컴퍼니, Stephen Altrogge)

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